Smileoffice esimene versioon ei kukkunud välja päris see, mis algselt mõttes oli. Sellele vaatamata sai tulemus märkimisväärne ja esimene ELS Excellence nimeline kvaliteedikiirendi sai pärjatud Soome Aasta Kvaliteediinovatsiooni auhinnaga. Selline asjade käik mõjub loomulikult inspireerivalt autoritele ja Smiloffice 2.0 versioon on õige pea valmimas.

                                                                                                                                                                                                   25.-26.jaanuaril toimus Swissotel Tallinn konverentsikeskuses Eesti Kvaliteediühingu 20.aastapäeva juubelikonverents. Külalisi oli tulnud lähedalt ja kaugelt, nagu näiteks Euroopa Kvaliteediühingu direktor Eric Janssens ja Ameeriaka Kvaliteediühingu direktor Paul Borawski. Peaettekande  teemal “Organisatsiooni teekond keskpärasusest tippu” tegi Rahvusvahelise Kvaliteediakadeemia president Gregory H. Watson.

Esimest päeva modereeris Enno Aermates ja teist päeva Asko Talu. Teisel päeval esines Enno Aermates ettekandega “Inimeste kaasamine suurettevõtetes” .

Juhtimine on objektiivsete infovoogude markeerimine soovitud numbriliste eesmärkidega ja tegevuste koordineeritud suunamine seatud eesmärkide saavutamiseks. Töötajate aktiivne kaasamine juhtimisprotsessi on meie kogemusele tuginedes osutunud väga tõhusaks meetodiks kiirendades eesmärkide saavutamist ja ületamist. Smileoffice seiresüsteem koosneb kahest osast – kõige olulisemate töörahulolu ja motivatsiooni kasvu mõjutavate tegurite väljaselgitamine ja PDCA põhise sotsiaalse kontrollisüsteemi rakendamine tegelike trendide väljaselgitamiseks. Töörahulolu tegurite väljaselgitamine toimub ca 2h koolitusseminarina, millel soovitatav osalejate arv on kuni 40 inimest. Seminaril kasutatav metoodika aitab kaasata kõiki osalejaid, mille tulemusena saavutatakse nende kõrgendatud huvi ja koostöö tahe seatud eesmärkide poole liikumisel. Võimaluse korral soovitame koolitusseminaridele kaasata võimalikult palju töötajaid, et kõik tunneksid ennast kaasatuna sellesse olulisse protsessi. Koolitusseminare saame läbi viia ka vene keeles, et tagada kõigile töötajatele võimalikult tulemusliku osalemise. Ühistegevusena püstitatud eesmärgid sisestatakse Smileoffice Mentor tarkvarasse ja tehakse kõigile osalejatele individuaalsete paroolide abil püsivalt ligipääsetavaks. Tarkvaraprogramm loob koostöökeskkonna, mille abil saab kokkulepete täitmist pidevalt jälgida, et töömeeleolu trendid soovitud suunas liiguksid. Süsteemi käivitamisel on hindajad ja kommentaarid anonüümsed, edaspidi kui olukord hakkab paranema ja vastastikune usaldus kasvab on soovitav minna järk-järgult üle identifitseeritud kommentaaridele. See tõstab oluliselt parendustegevuste rakendamise kiirust.

(Artikkel ilmus 11.novembri Äripäevas)

Kvaliteeti ihkame me kogeda kõigis eluvaldkondades. Nii auto, kodu, puhkusereis kui ka kontori mikrokliima ja töötajatevahelised suhted võiksid olla kvaliteetsed.

Kuid harva tabame end mõttelt, et mis asi või nähtus see kvaliteet üldse on. Samuti ka millised eeldused on vajalikud kõrge kvaliteedi võrsumiseks. Juhtimiskvaliteedi  praktikuna olen aja jooksul enda sees seda mõtet jätkuvalt lihvinud ja jõudnud järgneva definitsioonini –kvaliteet on lubaduste, kokkulepete ja ootuste täitmise võimekus. Lubaduste all pean silmas eelkõige  üksikisiku tasandil võetud kohustusi nii enda sees kui teiste ees. Kokkulepped on ettevõtluse ja ametkondliku suhtluse tasemel välja käidud „vekslid“. Ootuste all pean silmas vabaturu tingimustes tekkivaid tarbijate poolt teadlikult ja alateadlikult seatavaid kriteeriume toodetele ja teenustele, mida nad valivad osta. Olen täheldanud selget seaduspära – mida kõrgem on indiviidi või ettevõtte eelpoolmainitud võimekus, seda paremini tal läheb nii sotsiaalses kui majanduslikus mõttes. Milles aga seisnevad siis kõrge kvaliteedi saavutamise väljakutsed? Eks ikka inimeses endas. Kvaliteedi tekke ja arengu eelduseks on kord ja süsteemsus, paraku inimese loomuses seda looduse poolt liialt palju kaasa ei anta. Siin aitavad tugevad geenid ja hea lastetuba olukorda parandada, kuid paraku olen sageli pidanud täheldama (ka enda juures), et see kooslus on pigem erandiks kui reegliks.  Mõistus annab tõrke kui püüad ette kujutada inimest, kes teeb 99,99966% juhtudest täpselt seda, mida ta planeeris või kaaskondlastele lubas. Kuid kõrgtehnoloogilises tootmises seab Six Sigma juhtimismetoodika just sellise suurusjärgu ootuse defektide välistamisele. Näiteks on Eesti Post kaheaastase järjekindla ponnistuse tulemusena saavutanud oma „ELS10“ kullerteenuse õigeaegsuse kvaliteediks 99% ja seda pidevalt ning kõikjal Eestis kuhu teenus ulatub.

Indiviidi puhul on siiski realistlikum rääkida tema kalduvustest, kas pigem lubadusi pidada või siis pigem soravalt vabandusi genereerida, viidates kõikvõimalikele välistele teguritele, mis väidetavalt olid tema vastu a la – olin just taksot tellimas, kui sõbrad tegid ettepaneku veel viimane tequila shot teha.

Aga elu on põnev ja tohutult detailiderohke protsess, mis lõpeb igal juhul teadagi millega. Oluline on osata seada endale mõistlikku pingutust nõudvad eesmärgid ja siis päevast päeva mõõdukat pingutust nautides nende poole liikuda, teenides seeläbi lugupidamist ja usaldusväärsust nii iseenda silmis kui ühiskonna ees – seda nimetatakse elukvaliteediks.

Grusiinidel on ilus toost – tõstame klaasid selle nimel ,et meie võimalused vastaksid meie ootustele. Ma natuke kohendaks seda – et meie eeldused ootuste täitmiseks oleksid homme paremad kui täna ja seda nii isiku, ettevõtte kui riigi tasemel.

Google Analytics-i andmetel on meie kodulehel 336 külastaja poolt 657 külastust ja põrkemäär (bounce rate) on väga hea , kõigest 13,55 %. Juhtimiskvaliteedi praktikutena teame, et kvaliteediga “ei maksa kiirustada”. Kvaliteet on vastupidavusala ja siin rabeledes midagi asjalikku ära ei tee. Ajavahemiku kuni aasta lõpuni oleme planeerinud beta-testideks, et katsetada süsteemi kõige elementaarsemaid funktsioone  nagu sellega liitumine, kalendrifunktsiooni toimimine, kommentaaride sisestamine ja reprodutseerimine, indeksi matemaatiline korrektsus jne.  Täname kõiki kaasamõtlejaid asjakohase tagasiside eest ja võtame kõik ettepanekud arvesse süsteemi  pideval parendamisel. Meie missiooniks on välja arendada “rahvaspordi arengukeskkond”, kus edumeelsed ettevõtted saavad pidevalt omavahel juhtimiskvaliteedi aladel mõõtu võtta. Visioonis näeme võrsumas üha rohkem Eesti ettevõtteid, kes suudaksid ka Euroopa areenil ennast maksma panna.

Rõõm on teatada, et registreerunud on esimesed liikmed ja huvilisi lisandub iga päevaga. Kuna järgime rangelt anonüümsuse põhimõtet siis ettetvõtete nimesid käivitamisafaasis ei avalikustata. Projekti edenedes on kavas Smileoffice kodulehel kuvada parimate tulemustega ettevõtete pingerida, kus  ettevõtted saavad olema reastatud kodeeritud nimedega. Kui ettevõtte juht tunneb ennast piisavalt kindlalt võib ta kirjalikult avaldada soovi enda ettevõtte ametliku nimega kuvamist. See ongi selle projekti eesmärk – tuua välja parima juhtimiskultuuriga ettevõtted nende endi töötajate poolt anonüümselt hinnatuna ja seda reaalajas! Kõrge Smileoffice koondindeks on ehedaks tunnustuseks ettevõtte juhtkonnale ja majakaks parimatele tööotsijatele.

14.oktoobri õhtul toimus ISO klubis meeleolukas Smileoffice avaüritus. Esinesid Asko Talu ja Enno Aermates. Multimeediaga vürtsitatud jutu show-ga meenutati TNT aegu, räägiti tehtust ja käsilolevatest projektidest. Kõik osalejad said kaasa lüüa Liivakella metoodika abil suurepärase koostöö aspektide väljaselgitamisel ja neid ka kohe 5- palli skaalal hinnata. Kõigi saalisviibijate keskmistatud koostöö indeksiks saadi 3,49. Kõige madalam üksikisiku hinne oli 2,1 ja kõge kõrgem kahel puhul 4,4. Õnnitleme inimesi, kes töötavad nii kõrge tulemuse väärilistes ettevõtetes ja samas soovitame madalamaid hindeid andnud inimestel liituda Smileoffice kasutajate lootusrikka perega. 

Failoffice (video) kolmeliikmeline näitetrupp esitas energilise tõsielulise sketši ettevõttest, kus juhtimiskvaliteet veel suhteliselt lapsekingades on ja töötajad kõigis pisiasjades kogu aeg eri meelt on. Puitunud mõtlemisega bossi osas astus üles Asko, koleerilist ja pidurdamatut tootmisjuhti mängis Enno ja blondi sekretäri tõusev kvaliteeditäht Dea Veeremäe. 

Päeva naelaks oli Smileoffice juhtimiskvaliteedi kaugseire süsteemi beta-versiooni esitlus ja tööpõhimõtte tutvustus. Süsteem on lihtne ja lihtsus on selle loomise algusest peale olnud taotluslik. Eesmärk oli, et eesliini töötajad ise saaksid täpselt aru selle toimimise põhimõtetest ja kasutaksid seda isesesvalt probleemsituatsioonide fikseerimiseks ja tulemuslike  juhtimisotsute tegemiseks. 2006. aasta PARE personalijuhtide konverentsi raames toimunud parima personaliprojekti konkursil tunnistati Smileoffice eelkäija TNT Index System finalisti vääriliseks ja jäi jagama koos Hansapanga projektiga 2.kohta. Lisaks sai see projekt eriauhinna originaalsuse, lihtsuse ja väikeste kasutuselevõtu kulude eest.

 7.oktoobril toimusid Sokos Viru Konverentsikeskuses Tallinna Ettevõtlupäeva üritused. Eesti Kvaliteediühingu juhatuse liikmed Mare Timian ja Enno Aermates esitasid ettekande “Koostöö ja konkurents”. Ettekande raames tutvustati kahte koostööd stimuleerivat metoodikat. “Liivakella” metoodika aitab kollektiivis ajasäästlikult olulised aspektid esile tuua kaasates sealjuures kõiki töötajaid.  ”Smileoffice” metoodika aitab need teemad süsteemselt fookusesse võtta ja loob pideva parendamise keskkonna. Tagasiside lehtede põhjal võtsid kuulajad ettekande väga hästi vastu ja leidsid , et teemad olid nii huvitavad kui ka kasulikud.

6.septembril toimus Smileoffice juhtimiskvaliteedi kaugseire süsteemi põgus tutvustus Eesti Kvaliteediühingu juhtkonnale. Teema osutus kaasahaaravaks ja tekitas elavat diskussiooni. Süsteemi üksikasjalik tutvustus on planeeritud 14.oktoobri ISO Klubis.

Tööelu kvaliteedi mõõtmine on statistiline lähenemine muidu juhitamatuna tunduvale emotsionaalsele valdkonnale. Isiklikult arvan , et objektiivselt mõõdetud kvaliteet üksi ei taga veel inimeste seesmist heaolu tunnet, kuid samas vastupidine on kindlalt tõene – objektiivselt mõõdetud madal tööelu kvaliteet viitab tõsistele probleemidele meeskonnas. Ja siin tuleb Smileoffice appi.